Die wichtigsten Zeitmanagement Methoden – Überblick, Inhalt, Anwendung
Erfahren Sie mehr über 14 der bekanntesten Zeitmanagement Methoden und wie man sie anwendet.
Inhaltsverzeichnis
Zeitmanagement Methoden als der heilige Gral?
Zeitmanagement Methoden sind für viele wie der heilige Gral. Sie sind ständig auf der Suche nach ihm, aber finden werden sie ihn nie. Die Kreativität bei der Entwicklung (vermeintlich) neuer Zeitmanagement Methoden ist ebenfalls hoch. Und zwar auch, wenn es sich – aus der Nähe betrachtet – oft “nur” um Verfeinerungen oder Fokussierungen bereits bestehender Methoden oder Ansätze handelt.
Und noch eine schlechte Nachricht vorneweg: Es gibt nicht DIE Zeitmanagement Methode, die für alle gleichermaßen passt. Die Methode, die alle Probleme, die man im Zeitmanagement hat, für einen löst. Auch wenn dies viele immer noch glauben oder hoffen.
Lassen wir das erst einmal sacken.
Und kommen so schnell wie möglich zur wirklichen guten Nachricht:
Zeitmanagement ist höchstpersönlich, es ist immer individuell. Erfolgreiches Zeitmanagement ist zu einem sehr, sehr großen Teil Kopfsache. Denn es geht um die Optimierung des eigenen Verhaltens in der Zeit. Es geht darum, schlechte Gewohnheiten oder Verhaltensweisen zu verändern, ja vielleicht sogar ganz abzustellen.
Mit anderen Worten, erfolgreiches Zeitmanagement ist für jeden möglich, der einen ausreichenden Freiheitsgrad in seiner Zeiteinteilung hat.
Wenn 2 Bedingungen erfüllt sind:
- er muss es WOLLEN (und dafür braucht er ein WARUM !) und wissen, wie er sich dahin steuert.
- und er sollte für sich einen Weg (nennen wir ihn ruhig: Methode) gefunden haben, der zu ihm passt. Dies kann auch eine Kombination, ein Methoden-Set oder ein “best of” aus bereits bestehenden Methoden sein.
Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, sich mit den relevanten Zeitmanagement Methoden zu beschäftigen.
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In diesem Artikel gebe ich einen Überblick über folgende 14 Zeitmanagement Methoden. Die Reihenfolge ist KEIN Ausdruck ihrer praktischen Relevanz, sondern frei gewählt:
- Parkinsonsches Gesetz
- Pareto-Prinzip
- Das Wertigkeitsprinzip – High Value Activities
- ABC-Methode
- Eisenhower-Matrix
- Getting things done (GTD)
- ALPEN Methode
- Pomodoro-Prinzip
- Die 25.000 Dollar-Methode oder Ivy-Lee-Methode
- Weitere Zeitmanagement Methoden und Zeitmanagement Prinzipien
- Jerry Seinfeld Methode
- Not to do Liste
- Leistungskurven-Prinzip
- Stille Stunde – 60 Minuten Methode
- Eat the frog
Bevor wir zu den Methoden kommen, sei vorab noch eine Bemerkung gestattet. Denn was viele (leider) immer noch falsch sehen: Die Zeitmanagement-Methoden sind nur ein (kleiner) Teil erfolgreichen Zeitmanagements.
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So und jetzt zu den Methoden …
Das Parkinsonsche Gesetz
Kurzbeschreibung Parkinson´s Gesetz
Es lautet sinngemäß: Die benötigte Zeit für eine Aufgabe ist proportional zu der Zeit, die zur Verfügung steht.
Oder anders ausgedrückt: der Mensch neigt dazu, die zur Verfügung stehende Zeit für eine Aufgabe auch aufzubrauchen. Warum? Ganz einfach: weil er es kann!
Noch anders ausgedrückt könnte man sagen: Gute Pferde springen knapp! Aus meiner Sicht ein klassischer negativer Glaubenssatz fürs Zeitmanagement, denn er hindert uns daran, früher selbst aktiv zu werden.
Anwendung Parkinson´s Gesetz:
Wenn eine Aufgabe keinen konkreten Zeitbezug hat, dann setzten Sie sich selbst einen. Setzen Sie sich eine künstliche Deadline bzw. machen Sie sich selbst eine Zeitvorgabe. Etwa: in 20 Minuten habe ich die Ablage sortiert, den Schreibtisch aufgeräumt.
Das Ganze geht auch im Privaten: in 60 Minuten ist das Bügeln erledigt oder, oder, oder.
Damit hilft das Gesetz m.E. bei der einfachen zeitlichen Priorisierung = wieviel Zeit möchte ich für diese Aufgabe verwenden.
Das Pareto-Prinzip
Kurzbeschreibung Pareto-Prinzip
Oder auch das 80/20-Prinzip.
Es gibt so viele (Arbeits)bereiche, wo z.B. mit 20% des Zeiteinsatzes bereits 80% des Ergebnisses erreicht werden können. Und der Rest des Zeiteinsatzes wird dann für weniger “wertige” Tätigkeiten “verdaddelt”. Hier kann man sich fragen, ob dies wirklich produktiv ist.
Der Gedanke des Pareto-Prinzips lenkt also den Fokus auf die “Wertigkeit” einer Aufgabe oder Aktivität. Gemessen beispielsweise an dem Grad zu welchem diese Aktivität zur Erreichung des Ziels oder zur Fertigstellung der Gesamtaufgabe beiträgt.
Man sagt z.B. das ein Großteil der relevanten Beschlüsse in Besprechungen in einem Bruchteil der angesetzten Besprechungszeit getroffen werden. Während der Rest der Zeit gerne für unproduktive Diskussion verschwendet wird. Oder denken Sie einmal an die Erstellung von Präsentationen: den Inhalt hat man oft schnell, der Rest der Zeit wird fürs “Schönmachen verschwendet”.
Anwendung Pareto-Prinzip
Da das Prinzip den Fokus auf die “wertvollen” Tätigkeiten legt, schafft es Bewusstsein genau für diese. Dies ist positiv im Sinne des Zeitmanagements. Unter den Zeitmanagement Methoden ist das Prinzip allerdings eher als abstrakte Methode zu sehen.
Die Schwierigkeit liegt in der Praxis darin, diese 20% (oder x% ) der Aktivitäten zu identifizieren, die den größten Beitrag für mein Ziel/das Ergebnis/die Vollendung der Aufgabe bringen.
Die bekommt man nur durch konsequente Selbstbeobachtung, etwa durch eine Zeitnutzungsanalyse, heraus. M.E. eignet sich das Prinzip auch gut bei komplexeren Aufgaben, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen. Und für die man das Verhältnis zwischen Aufwand/Arbeitseinsatz/benötigter Zeit und Ergebnisbeitrag wahrscheinlich leichter einschätzen bzw. im Nachhinein beurteilen kann.
Es hilft insoweit ebenfalls bei der Priorisierung: Finde bzw. konzentriere Dich auf die “20%”- Tätigkeiten. Und reduziere die anderen.
Das Wertigkeitsprinzip – High Value Activities
Kurzbeschreibung High-Value-Activities
Diese Wertigkeit von Tätigkeiten steht auch besonders im Fokus eine anderen Methode (High value activities, HVA).
“High Value” ist dabei individuell. Es kann sein, z.B. speziell für Unternehmer:
- welche Tätigkeit bringt mir den meisten Umsatz
- welche Tätigkeit bringt mir den nächsten Kunden
- um welchen Kunden muss ich mich zuerst kümmern, da er den größten Ergebnisbeitrag liefert
Oder etwas allgemeiner: Es wären also die Tätigkeiten, die entweder unmittelbar oder mittelbar mehr Umsatz bringen. Oder mehr Sichtbarkeit oder neue “Opportunities/Aufträge“.
Man kann sich das so vorstellen, dass es eine Hierarchie der Aktivitäten gibt. Ganz oben stehen die HVA´s (und dies sind nur wenige Aktivitäten). Ganz unten die Tätigkeiten, die nicht wirklich etwas bringen, sondern nur Zeit vergeuden (dies sind leider wesentlich mehr). Und hier kommt m.E. dann auch wieder der Pareto-Gedanke durch.
Was wären Beispiele für HVAs´ (oder etwas darunter angesiedelte, aber dennoch “hochwertige” Tätigkeiten)?
Akquisetermine, Angebote schreiben, Produktentwicklung, Marketing, Netzwerken, Business Development.
Was wären Beispiele für Non-HVA´s:
Social Media (außer man hat dies als Haupttätigkeit), Administration, Ablage, zielloses Herumsurfen, zielloses Zeitunglesen. Oftmals sind Non-HVA´s die persönlichen Zeitfresser.
Anwendung High-Value-Activities
Kern ist es auch hier, seine persönlichen HVA´s zu identifizieren. Dies geht nur mittels persönlicher Zeitnutzungsanalyse und anschließender Qualifizierung der Tätigkeit.
Aus diesen Erkenntnissen heraus, versucht man dann – wenn man so will – die Non-HVA´s zu reduzieren und mehr Zeit in die HVA´s zu legen. Ähnlich wie bei Pareto. Und damit hilft es ebenfalls bei der Priorisierung von Aufgaben.
Die ABC-Methode
Kurzbeschreibung ABC-Methode
Die ABC-Methode kennen wir sicher alle. Wenn nicht unter diesem Namen, so haben wir sie alle bestimmt trotzdem schon einmal intuitiv angewendet. Auch sie nutzt eine Art “Wertigkeits“-Kriterium, nämlich das Kriterium der “Wichtigkeit”. Wenn man die Wichtigkeit dabei wieder an z.B. dem Ergebnisbeitrag oder der Umsatzrelevanz festmacht, kommt man m.E. auch wieder in die Nähe von Pareto bzw. den HVA´s.
Bei der ABC-Methode liste ich zunächst alle meine Aufgaben/Tätigkeit (unsortiert und unbewertet) auf. Im zweiten Schritte sortiere ich sie dann nach “Wichtigkeit”: A sind dann meine Top-Aufgaben, B die “Mittelwichtigen” und C die unwichtigen Aufgaben.
Anwendung der ABC-Methode
Da man hier nach Wichtigkeit sortiert, ist die ABC-Methode eine der Zeitmanagement Methoden zur Priorisierung von Aufgaben: A sollte vor B und B sollte vor C erledigt werden.
Natürlich (leider) gibt es hier kein absolutes Kriterium, WANN GENAU eine Aufgabe als A, B oder C zu qualifizieren ist. M.E. kommt dies immer auf das jeweilige Aufgabenset an und ist damit auch zT relativ.
Sie eignet sich aber gut, um sich einen Überblick zu verschaffen und die Aufgaben (grob) zu sortieren und zu priorisieren. Für ein final abgestecktes Set an Aufgaben kann dies sogar eine prima Lösung sein.
Da im Laufe des Tages allerdings typischerweise ständig neue Aufgaben dazu kommen, erfordert dies eine jeweils neue Priorisierung, also eine Art rollierende Priorisierung. Denn etwas, was vorher A war, kann vor dem Hintergrund des Zeitfensters zu B werden, da eine neue A-Aufgabe reingekommen ist, die aktuell wichtiger ist und daher vorrangig bearbeitet werden sollte.
Der Vorteil ist, dass ich praktisch “gezwungen” bin, mir mit jeder neuen Aufgabe auch neue Gedanken über die Priorisierung zu machen und nicht einfach nur den “alten Stiefel” abzuarbeiten. Und dies ist mE ein wichtiger Aspekt von produktivem Arbeiten.
Die Eisenhower-Matrix
Kurzbeschreibung Eisenhower-Matrix
Auch die Eisenhower Matrix (die übrigens tatsächlich auf den amerkanischen Präsidenten Eisenhower zurückgeht) nutzt einerseits – ähnlich wie die ABC-Methode das Kriterium der Wichtigkeit. Sie fügt aber noch ein zweites Kriterium hinzu: nämlich die Dringlichkeit.
Aus der Kombination dieser beiden Kriterien ergibt sich somit eine Matrix:
- Aufgaben, die wichtig UND dringend sind: A-Aufgaben (ACHTUNG die ABC-Klassifizierung ist nicht 1:1 identisch mit der ABC-Methode)
- Aufgaben, die wichtig UND weniger dringend sind: B-Aufgaben
- Aufgaben, die weniger wichtig UND dringend sind: C-Aufgaben
- Aufgaben, die weniger wichtig UND weniger dringend sind: D-Aufgaben
Anwendung Eisenhower-Matrix
Ordnet man seine Aufgaben den Feldern zu, so ergeben sich einige “Normstrategien” an denen man sich ausrichten kann:
- A-Aufgaben (also wichtig UND dringend): höchste Priorität und so schnell wie möglich (selbst) erledigen
- B-Aufgaben (also wichtig UND noch nicht dringend): in die Tages-/Wochenplanung einplanen, damit sie rechtzeitig erledigt wird. Und um zu vermeiden, dass sie irgendwann dringend wird und sie dann erledigt werden muss (obwohl man vielleicht noch gar nicht angefangen hat)
- C-Aufgaben (also dringend aber für mich nicht so wichtig): Hierzu gehören beispielsweise auch jede Art von Störungen. Typischerweise sind sie für ANDERE dringend und dadurch für sie wichtig, aber für mich (eher) nicht. Deswegen die Normstrategie: Abbauen, eliminieren oder delegieren.
- D-Aufgaben (weder dringend noch wichtig): logische Folge: soweit wie möglich weglassen.
Die Eisenhower-Methode bietet damit Hilfestellung bei der Priorisierung von Aufgaben. Außerdem schafft sie ein klares Bewusstsein für einen der größten Fehler im Zeitmanagement: nämlich “Dringendes” automatisch auch für “Wichtig” zu erachten. Und dadurch priorisieren viele Menschen das Dringliche höher, ohne seine Wichtigkeit zu hinterfragen.
Mehr dazu und praktische Übungen gibt´s übrigens im Online-Kurs (hier klicken).
Getting things done (GTD)
Kurzbeschreibung Getting things done (GTD)
Im Gegensatz zu den bisher beschriebenen Ansätzen ist Getting things done (GTD) von David Allen aus meiner Sicht eine komplette Zeitmanagement Methode. Sie ist sehr ausgereift (und David Allen hat ihr sogar ein ganzes Bestseller-Buch gewidmet). Daher kann sie an dieser Stelle nur extrem verkürzt dargestellt werden (und daher auch ohne Anspruch, ihre Facetten vollumfänglich zu erfassen).
Lt. Wikipedia ist “Hauptprinzip der Methode …”, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell richtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.”
Die Schritte des GTD-Workflows sind:
- Sammeln: Zunächst sammeln Sie alles, was noch unerledigt ist – und zwar an möglichst wenigen Stellen
- Verarbeiten:
- Dann entscheiden Sie regelmäßig, ob Sie mit dem Gesammelten etwas tun müssen/wollen oder nicht.
- Bei den Tätigkeiten, die sobald wie möglich zu erledigen sind, sollen diese so erfasst werden, dass man nicht noch einmal neu darüber nachdenken muss, worum es geht (als was das gewünschte Ergebnis sein soll) bzw. was der konkrete nächste Schritt ist. Beispiel: nicht Thema Z bearbeiten, sondern XY anrufen, um …. zu klären.
- Organisieren: All dies wird am richtigen Ort eines vertrauenswürdigen Systems gesammelt – nicht im Kopf, sondern auf Papier oder einer Software. Dafür gibt es z.B. verschiedene Listen: Aktionen, Projekte (alles, was nicht mit einer nächsten Aktion erledigt werden kann), Kalender (hier werden die Termine eingetragen) und Warten-Auf (für Aufgaben, die man delegiert und auf Rückmeldung wartet).
- Durchsehen: Durch regelmäßige Durchsicht wird sichergestellt, dass das eigene System aktuell und gepflegt ist. Denn nur so kann man sich darauf verlassen.
- Erledigen: Ja, und da es ja nicht nur ums schnöde Sammeln geht, muss man ja auch ans Erledigen denken. Hier gibt GTD vier Kriterien: die Umgebung (Kontext), die verfügbare Zeit, die eigene Energie und schließlich die Priorität.
Wirklich verständlich wird sie allerdings erst, wenn man das ganze System kennt – dies würde aber hier zu weit führen.
Anwendung Getting things done (GTD)
Wenn man sich streng an die Methode hält, gibt es eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass man den Überblick behält und nichts vergisst.Und vor allem, dass man regelmäßig seine Prioritäten hinterfragt.
Sie kann insbesondere für sehr logisch analytische Menschen aufgrund ihrer Struktur eine echte Hilfe sein. Gerade zu Beginn sollte man m.E. aber den Zeitaufwand, um in das System für sich “reinzukommen” nicht unterschätzen.
ALPEN Methode
Kurzbeschreibung ALPEN Methode
Die Alpen-Methode geht auf Lothar Seiwert zurück und ist eine Abkürzung für die sie kennzeichnenden 5 Schritte:
- Aufgaben aufschreiben (alle!)
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
- Entscheidungen priorisieren
- Nachkontrollieren (was man erreicht hat)
Anwendung ALPEN Methode
Die ALPEN Methode ist eine Methode für die (Tages)planung. Insbesondere wenn wenig Unvorhergesehenes kommt und/oder Störungen/Unterbrechungen von außen eher gering sind, kann sie m.E. gute Dienste leisten. Hier kämen dann z.B. auch sogenannte Zeitplanbücher zum Einsatz.
Je flexibler der eigene Tag ist, umso flexibler muss sie angewendet werden.Und damit wird es dann aufgeweicht. Aber wie gesagt: es gibt sowieso nicht DIE 1 Methode, die genau für einen passt. Sondern die meisten kombinieren Ideen und Ansätze aus verschiedenen “Methoden”, damit sie für sie individuell passen.
Aus meiner Sicht schafft sie aber in jedem Fall ein gutes Bewusstsein dafür, dass
- man stets den Überblick behalten sollte, was noch ansteht
- immer bzw. soweit wie möglich die benötigten Längen für die Aufgaben einschätzt = sein Zeitgefühl trainiert
- und wann immer es auch geht wirklich Luft lässt für Unvorhergesehenes oder Unterschätzungen der benötigten Zeit
Pomodoro-Prinzip
Kurzbeschreibung Pomodoro-Prinzip
Beim Pomodoro-Prinzip geht es m.E. insbesonderen um den Wechsel zwischen Aktivität und Pause. Zwischen Anspannung und Entspannung. 1 Pomodoro ist dabei ein Zeitblock, oftmals gewählt mit 30 Minuten – davon 25 Minuten aktiv, 5 Minuten Pause.
- Eine Aufgabe auswählen
- Kurz aufschreiben, was dafür alles erledigt werden muss
- Nutzen Sie einen Timer und stellen Sie ihn auf genau 25 Minuten.
- Während dieses Zeitblocks arbeiten Sie die 25 Minuten fokussiert an der Aufgabe bzw. den Tätigkeiten – und lassen keine Störungen oder Unterbrechungen zu.
- Wenn die Zeit abgelaufen ist, haken Sie buchstäblich ab, was sie erledigt haben (bringt gute Gefühle).
- Dann 5 Minuten Pause.
- Wiederholen Sie die Schritte
- Nach ca. 4 Pomodori verlängert sich die Pause auf 20 bis 30 Minuten
Warum heißt die Pomodoro-Technik eigentlich Pomodoro-Technik? Ihr Urheber, der italienische Unternehmer Francesco Cirillo, nutzte dazu einst eine Uhr in Tomaten-Form – eine Pomodoro eben.
Anwendung Pomodoro-Prinzip
Mit der Pomodoro-Technik als Zeitmanagement Methode macht man sich den Fokus für die gerade anstehende Aufgabe bewusst (m.E. ähnlich wie bei dem Gedanken einer “stillen Stunde”). Man lernt ohne Unterbrechung konzentriert und fokussiert zu arbeiten. Gleichzeitig trainiert man sein Zeitgefühl.
Durch den Timer erzeugt man eine Art künstliche Deadline (Parkinsons Gesetz lässt grüßen) und hat damit die Chance, konzentrierter zu arbeiten, weil man die Aufgabe unbedingt in dem Zeitfenster erledigt haben möchte. Damit eignet sie sich für eher kleinteilige Aufgaben.
Außerdem sorgt Pomodoro für einen weiteren extrem wichtigen Aspekt: das regelmäßige Einlegen von (kurzen) Pausen. Um die Energie-Batterien wieder aufzuladen bzw. um Abstand zu gewinnen.
Verkürzt könnte man also sagen: produktiver werden dank Intervallen.
Die 25.000 Dollar Methode oder Ivy-Lee-Methode
Kurzbeschreibung 25.000 Dollar Methode – Ivy-Lee-Methode
Die Methode geht auf eine Geschichte zurück, die sich Anfang des 20. Jahrhunderts zwischen dem amerikanischen Industriellen und Stahlmagnaten Charles Michael Schwab, und dem Berater Ivy Ledbetter Lee zugetragen haben soll.
Schwab war interssiert an kontinuierlicher Verbesserung von Prozessen. Lee wurde mit der Optimierung der Arbeitsprozesse beauftragt. Als Ivy Lee seine Vorschläge vorstellte, schlug er Schwab vor, dieser solle ihm zahlen, was ihm die Arbeit wert sei. Schwab gab darauf hin Lee für seine Methode einen Scheck in Höhe von 25.000 Dollar – damals ein echtes Vermögen.
Was besagt nun die Methode?
- Schreiben Sie zunächst alle Aufgaben für den kommenden Tag auf.
- Sortieren Sie sie dann nach Priorität.
- Am nächsten Tag starten Sie sofort mit der wichtigsten Aufgabe.
- Wenn sie erledigt ist, überprüfen Sie Ihre Prioritäten. Denn diese können sich ändern – durch neue Aufgaben, weggefallene Aufgaben oder neue Erkenntnisse
- Dann machen Sie mit der neuen wichtigsten Aufgabe weiter.
- Der Prozess wird so lange wiederholt bis die Liste abgearbeitet oder Feierabend ist.
Eigentlich gar nicht so spannend, oder?
Anwendung der 25.000 Dollar-Methode/Ivy-Lee-Methode
Wie Sie sehen, ist sie auch keine vollständige Zeitmanagement Methode. Aus meiner Sicht ist das Wichtigste hieran, das Bewusstein dafür zu schaffen, nach der Erledigung einer Aufgabe seine danach anstehenden Aufgaben nochmals zu reflektieren und ggf. neue Prioritäten festzulegen.
Eine Art “rollierende Priorisierung”. Man macht sich konsequent zwei Dinge bewusst: zum einen, was als nächstes ansteht und zum zweiten, was wirklich Priorität hat.
Produktiver zu werden ist eine Frage der richtigen “Gewohnheiten”. Und diese kann man z.B. über eine Checklisten-Technik “steuern”. Indem ich mir – bevor ich eine neue Aufgabe in Angriff nehmen will – Leitfragen stelle, die mir dabei helfen, zu entscheiden, ob diese Aufgabe als nächstes wirklich sinnvoll ist.
Weitere Zeitmanagement Methoden und Zeitmanagement Prinzipien
Jerry Seinfeld Methode
Sie geht zurück auf den amerikanischen Komiker Jerry Seinfeld. Er ist einer der erfolgreichsten Komiker aller Zeiten – so machte ihn die gleichnamige Sitcom „Seinfeld“ in den Neunzigerjahren zum Multimillionär.
Einer seiner Erfolgsfaktoren: eine simple Strategie: er nahm sich vor, jeden Tag eine Stunde lang zu schreiben – und gleichzeitig zu protokollieren, ob er dies geschafft hat.
Dazu nutzte er lt. amerikanischen Medien die folgende Technik
- Einen Jahreskalender so aufhängen, dass man ihn unmöglich übersehen kann.
- Einen dicken roten Filzstift kaufen und ihn neben den Kalender legen.
- Jeden Tag, an dem er sein Ziel erreicht, im Kalender mit einem roten X markieren
Die Idee dahinter: je länger die Kette wird, umso weniger möchte man, dass die Kette abreisst. Also bleibt man dran. Der Anblick des gefüllten Kalenders beschert gute Gefühle. Er zeigt einem ganz genau, was man schon geschafft hat. Und er stimuliert das schlechte Gewissen: “wenn ich jetzt aufhöre, ist die tolle Kette weg. Und das möchte ich nicht”.
Damit ist diese Methode keine Zeitmanagement Methode im engeren Sinne, aber ein Motivationsbooster. Eine Methode, die einen dabei hält, die einem hilft dran zu bleiben. Und das es beim Zeitmanagement ja vor allem darum geht, alte (schlechte) Gewohnheite abzulegen und neue (bessere) Gewohnheiten anzutrainien, ist die Methode eine Zeitmanagement Methode im weiteren Sinne.
Praktische Bedeutung bekommt sie überall dort, wo es darum geht, etwas regelmäßig zu machen. Außerdem ist sie sehr visuell.
Übrigens soll Seinfeld bestreiten, dass die Methode auf ihn zurückzuführen ist. Aber dies nur am Rande.
Die Not to do -Liste
Die Not to do – Liste ist so gesehen das Gegenteil der To do-Liste. Hier schreibe ich all das auf, was ich nicht (mehr) tun möchte. So einfach, so wirksam.
Denn ich mache mir bewusst, was ich nicht mehr tun möchte. Und das Aufschreiben verstärkt das Ganze weiter. Noch stärker wird es, wenn ich mir die Liste immer wieder vor Augen führe. Insbesondere wenn es daraum geht, schlechte Gewohnheiten zu verändern, kann sie eine prima Unterstützung sein.
Damit zählt sie auch eher zu den Zeitmanagement Methoden im weiteren Sinne. Angriffspunkt wäre auch hier die Motivationsebene – in Form von Unterlassen.
Leistungskurven-Prinzip
Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Das persönliche Energielevel ist über den Tag verteilt nicht gleichbleibend, sondern des gibt “Hochs” und “Tiefs”, wie z.B. das viel zitierte Tief nach dem Mittagessen. Manche sind “early birds”, andere eher “Eulen”.
Als Zeitmanagement Methode kann man das aktive Orientieren an der eigenen Leistungskurve sehen. Routine-Tätigkeiten lege ich in “Tiefs”, komplexere, schwierigere Aufgaben in “Hochs”. Hier liegen für viele noch erhebliche Produktivitätspotentiale, da sie nicht aktiv nach dem Leistungskurven-Prinzip arbeiten.
Das Ganze setzt natürlich einen gewissen Freiheitsgrad voraus, nämlich entscheiden zu können, wann ich was mache.
Stille Stunde oder 6o-Minuten-Methode
Auch bei dieser “Technik” geht es um Fokus.
In der einfachen Form der “stillen Stunde” geht es darum, sich pro Tag ein Zeitfenster nur für sich zu reservieren. Und zwar, um konzentriert z.B. eine A-Aufgabe im Sinne der ABC-Methode zu erledigen. Still deswegen, weil ungestört von allem. Durch eine bewusste Entscheidung und Organsation (wie z.B. Telefon umstellen), dass es funktioniert.
Als 60-Minuten-Methode geht es darum, sich jeden Tag 1 Stunde lang seinen wichtigsten Aufgaben und Projekten zu widmen (zum Beispiel den B-Aufgaben nach der Eisenhower-Methode). Und auch dies wieder ungestört! So kann man eine Menge geschafft bekommen. Der Arbeitstag bekommt durch den Fixpunkt “60-Minuten” eine Struktur (quasi wie ein Termin mit sich selbst). Man verliert trotz Stress die Priotitäten nicht aus den Augen.
Eat the frog (first)
Ebenfalls keine komplette Zeitmanagement Methode sondern eher eine Hilfestellung für die Priorisierung. Um anangenehme oder aufgeschobene Dinge anzugehen.
Das Prinzip lautet: Beginne den Tag möglichst mit einer unliebsamen Aufgabe (“the frog”).
Man würde sie sonst womöglich ständig vor sich herschieben, aber trotzdem schwirrt sie einem im Kopf. Und das kostet Energie, die woanders besser eingesetzt werde. Ist sie aber direkt morgens erledigt, schafft dies gute Gefühle und setzt neue Energie frei.
“Eat the frog” anders gesehen bedeutet schlicht und ergreifend: “Anfangen und dranbleiben”. Und dies ist damit m.E. auch eine “Technik”, um dem inneren Schweinehund ein Schnippchen zu schlagen.
Zu wissen, wie ich den inneren Schweinehund besiege, gehört in das Repertoire all derjenigen, die nachhaltig produktiver werden möchten. 7 Möglichkeiten, um den inneren Schweinehund zu besiegen, finden Sie in meinem Artikel Tschüss Aufschieberitis – 7 Tipps gegen den inneren Schweinehund die garantiert wirken.
Fazit – Sie möchten Ihr Zeitmanagement nachhaltig verbessern, denn die Methoden sind nur die “Spitze des Eisbergs”?
Kommen wir zu einem Fazit.
Wie oben schon geschrieben, eine einzelne Zeitmanagement Methode ist eben NICHT der heilige Gral.
Deshalb sollte man verschiedene, wichtige Methoden kennen. Und vor allem praktisch anwenden können.
Doch die beste Methode (oder der “best of” aus verschiedenen Methoden) alleine nützt nichts, wenn man sie sich zwar vornimmt, sie aber im “Sturm der schlechten Gewohnheiten” wie die Titanic untergeht.
Oder, wenn man es zwar freudestrahlend schafft, “seine” Methode eine Zeit lang anzuwenden, aber es eben nicht schafft, konsequent und dauerhaft dran zu bleiben. Es also nicht schafft, den erneuten “Untergang” zu verhindern.
Zu erfolgreichem Zeitmanagement gehört mehr:
- nämlich das richtige Mindset und das Wissen wie ich dahin komme,
- das Wissen darum, wie ich meine schlechten Gewohnheiten abstelle, wie ich meine negative Glaubenssätze, die mich an erfolgreichem Zeitmanagement hindern, verändere und natürlich auch, wie ich meinen inneren Schweinehund besiege
- das Bewusstsein dafür, wofür GENAU ich meine verfügbare Zeit eigentlich bisher einsetze (und was ich stattdessen besser tun sollte)
- das systematische (Er)kennen meiner Zeitfresser und Zeitdiebe und was ich dagegen tun kann
- das Wissen, wie ich mit Störungen wirksam umgehen kann
- das Wissen, wie ich sinnvoll plane und richtig priorisiere
- das Erkennen, wo ich ansetzen sollte, um spürbar produktiver zu werden und auch “quick wins” zu erzielen
- und – last but not least – Techniken, wie ich es schaffen kann, konsequent zu bleiben und neue Gewohnheiten anzutrainieren
All dies und noch einiges mehr zu den Methoden lernen Sie in meinem großen Online-Kurs Zeitmanagement – spürbar produktiver werden. Schauen Sie sich doch direkt einige Lektionen (hier klicken) an.
Vielleicht denken Sie gerade auch insgeheim (oder stellen es jetzt gerade fest), dass im Grunde doch Ihre Motivation, Selbstdisziplin und/oder Willenskraft die Knackpunkte sind, warum Sie mit Ihrem Zeitmanagement oder dem Erreichen von Zielen noch nicht wirklich happy sind.
Und Sie fragen sich, wie Sie – ganz losgelöst vom Thema Zeitmanagement oder Produktivität – daran arbeiten und sich nachhaltig verbessern können.
Dann schauen Sie doch einfach mal in meinen Artikel Wie motiviere ich mich selbst: 6 wichtige Elemente für nachhaltige Selbstmotivation und Willenskraft.
Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps dazu.
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